POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CIENutrition, como primer Centro de Investigación y Educación en Nutrición virtual en Latinoamérica, es responsable del tratamiento de los datos personales de sus clientes o usuarios, de su personal y de las personas con quienes entabla cualquier tipo de relación comercial, contractual y/o laboral; en consecuencia, con el fin de garantizar el derecho de los titulares de conocer, actualizar y rectificar la información que haya sido recopilada por el Centro y almacenada en sus bases de datos, ha establecido la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales a través de la cual se determinan los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales, con base en el tratamiento que se dé a los mismos, según se detalla en la presente política.
CAPÍTULO I DEFINICIONES
ARTÍCULO PRIMERO: Para una adecuada comprensión y entendimiento de la presente Política, así como del régimen de protección de datos personales, aplicable al Centro, a continuación, se presentan las siguientes definiciones:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por CIENutrition en su calidad de Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente política de Tratamiento de información que le será aplicable, la forma de acceder a ellas y la(s) finalidad(es) del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato que no sea serniprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, Jos datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Tienen una protección avanzada.
g) Dato privado: Dato que solo es relevante para su titular (Ej. fotografías, videos, datos relacionados con su estilo de vida.).
h) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
i) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. El Centro de Investigación y Educación en Nutrición CIENutrition actúa en calidad de Responsable de los datos suministrados por sus titulares.
j) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Los clientes, usuarios, empleados, contratistas, y demás personas naturales que tengan algún contacto o vínculo con el Centro, son titulares respecto de la información que haya sido suministrada y tratada por CIENutrition.
g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
CAPITULO II PRINCIPIOS
ARTÍCULO SEGUNDO - DEL PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El tratamiento de los datos personales corresponde a una actividad que se encuentra protegida y regulada por la Ley, en consecuencia, la forma de manejarlos, las obligaciones a cargo de responsables y encargados, así como los derechos de los titulares, deben respetar los límites legales establecidos.
ARTÍCULO TERCERO - DEL PRINCIPIO DE FINALIDAD: El Tratamiento que se realice sobre los datos personales de sus titulares debe obedecer a una finalidad legitima, de conformidad con la Constitución y la Ley, y esta finalidad debe ser previa y explícitamente informada a su titular para que pueda otorgar su consentimiento. La finalidad hace referencia al motivo o propósito específico con base en el cual se recolecta la información personal, y, por ende, marca el límite bajo el que podrá realizarse su tratamiento. esta finalidad
ARTÍCULO CUARTO - DEL PRINCIPIO DE LIBERTAD: No podrá haber
Tratamiento del dato sin expresa autorización del titular. La autorización otorgada por el titular del dato debe ser previa, expresa e informada. No existe el consentimiento tácito, por tanto, el silencio, en ningún caso será entendido como autorización.
En desarrollo de este principio el titular cuenta con la facultad para solicitar prueba de la autorización y para poder revocarla salvo en los casos en que exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos.
ARTÍCULO QUINTO - DEL PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
En desarrollo de este principio el titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar su información personal, cuando consista en datos inexactos, incompletos o cuyo tratamiento se encuentre prohibido.
Para garantizar este principio, CIENutrition a tomado las medidas de seguridad necesarias para garantizar la veracidad de los datos.
ARTÍCULO SEXTO - DEL PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En virtud de este principio se exige al Responsable y/o Encargado del tratamiento de los datos tener a disposición del titular información respecto de la existencia de sus datos personales y, en este sentido, el titular puede tener acceso y solicitar esta información en cualquier momento y sin restricción alguna, de manera gratuita y razonable.
ARTÍCULO SÉPTIMO - DEL PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: En virtud de este principio, el Tratamiento de los datos personales sólo puede ser realizado por personas autorizadas por el Titular o la ley.
En consecuencia de lo anterior, los datos recopilados por el Centro no estarán disponibles al público, ni dispuestos en ningún medio de comunicación o divulgación masivo. CIENutrition cuenta con las medidas de seguridad necesarias para garantizar el acceso restringido de los datos de los cuales es Responsable.
ARTÍCULO OCTAVO - DEL PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a Tratamiento debe ser manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Se deben establecer medidas y protocolos de control de la seguridad.
ARTÍCULO NOVENO - DEL PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: El responsable del Tratamiento de aquellos datos personales que no ostenten la calidad de públicos deberá garantizar su reserva, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.
ARTÍCULO DÉCIMO - DEL PRINCIPIO DE NECESIDAD O PROPORCIONALIDAD: La información solicitada debe ser la estrictamente necesaria y útil para alcanzar la finalidad perseguida, por tanto, se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo de la base de datos. Los datos serán suprimidos cuando los objetivos perseguidos desaparezcan.
CAPÍTULO III DERECHOS DE LOS TITULARES
ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: El titular de los datos personales tienen derecho a:
a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tiene carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.
CAPITULO IV DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO - AUTORIZACIÓN: CIENutrition, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, solicitará autorización previa, expresa e informada a los titulares de los datos personales que requieran ser tratados, previa información de la finalidad por la cual se requiere el dato.
ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO - CONSERVACIÓN: CIENutrition conservará copia o soporte de la autorización emitida por el titular. Esta copia será conservada dentro de los archivos físicos dispuestos por el Centro, cuando la autorización haya sido emitida bajo este medio, o dentro de los archivos digitales, cuando la autorización haya sido emitida bajo este medio. Ambos archivos guardarán las medidas de seguridad necesarias para su conservación, custodia y reserva. CIENutrition podrá digitalizar las autorizaciones que hayan sido otorgadas en medio físico, sin perjuicio del deber de conservar su naturaleza e integridad. En todo caso, el Centro garantizar las condiciones de seguridad, inalterabilidad y confidencialidad requeridas.
ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO – CASOS EN QUE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN: CIENutrition no requerirá autorización para el tratamiento de los datos personales en los siguientes casos:
a) Cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) En caso de hacer tratamiento de datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Para el tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil.
ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO - POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES: CIENutrition mantendrá vigente y permanentemente disponible la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual será sometida a revisiones periódicas, así como a las correspondientes actualizaciones y modificaciones, que resulten necesarias dadas las circunstancias actuales.
ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO - AVISO DE PRIVACIDAD: Cuando no sea posible poner a disposición de los titulares la presente Política, CIENutrition contará con un Aviso de privacidad, mediante el cual se informará a los titulares: a. Los datos de contacto de CIENutrition. b. La finalidad del tratamiento de los datos personales. c. Los derechos que le asisten al titular. d. La manera de acceder a la Política de Tratamiento.
ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO - DEBER DE INFORMACIÓN: CIENutrition, en su calidad de Responsable del Tratamiento, informará a los titulares de los datos personales, de manera clara, expresa, y previa a la obtención de la autorización a que hace referencia el artículo décimo segundo, lo siguiente:
a) El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales recolectados y la finalidad de los mismos.
b) Informar al titular cuando el dato que se pretende recolectar es sensible y, por ende, explicar que está en libertad de dar respuesta o no a la información solicitada. Algunos datos sensibles son: origen racial o étnico, orientación sexual, filiación política o religiosa, información de niños y adolescentes; etc.
c) Los derechos que le asisten al titular del dato.
d) La identificación, dirección física o electrónica y el teléfono del Centro.
ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO - PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: CIENutrition suministrará información respecto al tratamiento de los datos personales, a quienes reúnan las siguientes condiciones:
a) A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
c) A los terceros autorizados por el Titular o por la ley. Se deberá entregar constancia clara y expresa de la autorización dada por los Titulares a terceros que pretendan obtener información.
ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO – OBLIGACIONES RELACIONADAS CON LOS DATOS TRATADOS: CIENutrition manejará los datos personales, bajo los siguientes preceptos:
a) Velar porque la información recopilada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
b) Actualizar la información recopilada siempre que tenga conocimiento de los cambios o novedades efectuadas sobre los datos recopilados.
c) Rectificar la información cuando sea incorrecta.
d) Realizar el tratamiento de aquellos datos respecto de los cuales cuente con autorización.
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento.
f) En los eventos que resulte necesario, informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
g) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
h) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
i) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
CAPÍTULO V PROCEDIMIENTO PARA QUE EL TITULAR EJERZA SUS DERECHOS
ARTÍCULO VIGÉSIMO: Con el fin de garantizar la protección de los datos personales objeto de tratamiento, CIENutrition a dispuesto el siguiente procedimiento:
a) El titular del dato presentará frente a CIENutrition solicitud escrita que contenga, como mínimo, la siguiente información:
a) Nombre completo y apellidos.
b) Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto).
c) Medios para recibir respuesta a su solicitud.
d) Motivo(s) / hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información).
e) Firma (si aplica) y número de identificación.
f) En caso de ser presentada por un tercero facultado o causahabiente deberá acompañar a su escrito el soporte de la calidad en la cual actúa o la autorización otorgada por el titular.
g) La solicitud podrá presentarse en medio físico en la dirección comercial de CIENutrition o al correo electrónico info@cienutrition.org.
h) El solicitante deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.
b) Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de CIENutrition, para lo cual deberán elevar solicitud escrita, según los parámetros expuestos en el literal anterior.
La consulta será atendida por CIENutrition en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando CIENutrition determine que no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
c) Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos tratada por CIENutrition debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de sus deberes como responsable podrá presentar frente al Centro un reclamo que se regirá por las siguientes reglas:
a) Si el reclamo resulta incompleto, CIENutrition requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
b) En caso de que CIENutrition no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
d) El término máximo para que CIENutrition resuelva su reclamación es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
e) Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, CIENutrition informará al interesado por escrito enviado al medio informado para recibir respuesta, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
d) Una vez cumplidos los términos atrás descritos, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio –Delegatura para la Protección de Datos Personales-.
CAPÍTULO VI TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD
ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: El tratamiento que realizará CIENutrition, en su calidad de Responsable del Tratamiento, con la información personal será el siguiente:
La recolección, almacenamiento, uso y circulación de información personal para el cumplimiento de las siguientes finalidades:
a) Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios.
b) Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por CIENutrition.
c) Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y cualquier tercero con el cual CIENutrition tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de publicitario y mercadeo para la ejecución de las mismas.
d) Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de una relación contractual.
e) Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio.
f) Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.
g) Para transmisión de las clases virtuales.
h) Para aquellos eventos en que se requiera hacer procesos de reclutamiento y selección de personal, con el fin de que pueda ser valorado en procesos de selección y de esta forma tener la opción de ser vinculado, revisando los perfiles, verificando la información suministrada con el fin de comprobar que se cumple con el perfil técnico o profesional requerido.
i) Para el diligenciamiento y custodia de la historia clínica de pacientes, seguimiento y control.
j) Para gestionar trámites de compra, de vinculación, soportes y PQRS en relación con el vínculo comercial o contractual.
k) Para emitir certificaciones cuando sean requeridas por los usuarios.
El tipo de datos sobre el cual se realizará el tratamiento será:
a) Datos privados y semiprivados cuando medie autorización.
b) Datos sensibles, previa autorización del titular, advirtiendo su carácter facultativo.
c) Datos de menores de edad, previa autorización otorgada por la persona responsable, respetando los límites y protección legal.
100NUTRITION no condicionará ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles. Salvo aquellas actividades que por su naturaleza no puedan ser realizadas sin contar con esa información, como sucede con la atención de servicios de salud. Para su prestación requerirá previa autorización.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO - AVISO DE USO DE COOKIES:
El sitio web www.cienutrition.org utiliza cookies con la finalidad de mejorar la experiencia del usuario y mantener y mejorar las condiciones de calidad del servicio ofrecido. Las cookies son pequeños archivos de texto que 100NUTRITION guarda en el disco duro del computador de los usuarios con el propósito de almacenar datos de su comportamiento dentro del portal con el fin de darle una experiencia personalizada (por ejemplo, manteniendo sesión iniciada y los artículos elegidos en su carrito de compra). Su navegador envía estas cookies de nuevo a este sitio web en cada visita posterior para que pueda reconocerle y recordar cosas como sus preferencias en 100NUTRITION.
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• Finalidades
a. Conocer los intereses y el comportamiento de los usuarios para ofrecer un mejor servicio y una oferta personalizada.
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ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO - DATOS SENSIBLES: CIENutrition podrá realizar el tratamiento de datos sensibles en los siguientes casos:
a) Cuando cuente con autorización explícita otorgada por el Titular del dato para el tratamiento.
b) Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) Cuando el Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d) Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares, a su anonimización.
e) Cuando se haga referencia al tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes CIENutrition asegurará el respeto de sus derechos prevalentes.
CAPITULO VII IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y ÁREA ENCARGADA
ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: Actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, en nombre de CIENutrition:
100nutrition sas Nit 900967772-2
Calle 95 No. 11ª – 84. Oficina 204. Bogotá D.C.
Mail: info@cienutrition.org
Teléfono: 3188682997
ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO – ENTE RESPONSABLE: Será responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos presentados frente a CIENutrition por parte del titular del dato personal o sus causahabientes la Gerencia General, coadyuvado por el Líder Administrativo.
ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO – VIGENCIA: La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 2 de enero de 2020.
Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
En todo caso, CIENutrition podrá realizar una revisión periódica de los datos personales con el fin de eliminar aquellos que y no resulten adecuados para las finalidades proporcionadas.
La presente Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de CIENutrition, quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Y su acatamiento es obligatorio por parte de todo el personal del Centro.
Dado en Bogotá D.C., a los 2 días del mes enero de 2020.